ورود / ثبت نام
کسانی که مهارت های سازمانی و تکنیک‌های مدیریتی را می‌دانند و از آن‌ها استفاده می‌کنند می‌توانند کارهای بیشتری را انجام دهند، استرس کمتری دارند، انرژی بیشتری برای رسیدن به کارها و اهدافشان می‌گذارند و به‌طورکلی می‌توانند هر کار سختی را به‌راحتی انجام دهند. در ادامه درباره‌ی اینکه مهارت های سازمانی چه هستند و چه تاثیری در زندگی ما می‌گذارند با جزییات صحبت خواهیم کرد.
چگونه مهارت های سازمانی در زندگی ما اثر می‌گذارند؟
مهارت های سازمانی آن دسته از مهارت‌هایی هستند که به ایجاد نظم، افزایش کارایی و اولویت‌بندی وظایفی مرتبط می‌شوند که باید فورا تکمیل شوند، در مقابل کارهایی که می‌شود آن‌ها را به تعویق انداخت و یا به فرد دیگری واگذار کرد، یا حتی آن‌ها را کامل حذف کرد. حفظ مهارت های سازمانی می‌تواند احتمال ایجاد عاداتی مانند اهمال‌کاری، سردرگمی و ناکارآمدی را کاهش دهد. به‌عنوان یک کارمند داشتن مهارت های سازمانی بر عملکرد کاری که انجام می‌دهید تاثیر زیادی گذاشته و استرس انجام کارها را به حداقل می‌رساند. برای اینکه بدانید چگونه بهبود مهارت های سازمانی می‌تواند بر عملکرد کاری و زندگی شما تأثیر بگذارد، باید بدانید که این مجموعه مهارت‌ها شامل چه مواردی است.
به زمان احترام بگذارید
تابه‌حال به این موضوع دقت کرده‌اید که اگر برای کاری شش ماه زمان داشته باشید، انجام آن کار شش ماه طول می‌کشد؛ و اگر برای همان کار دو هفته زمان داشته باشید، انجام آن برای شما دو هفته زمان می‌برد؟ احترام گذاشتن به زمان یا همان مدیریت زمان به معنای بیشترین استفاده بردن از زمان است. به‌گونه‌ای که وقت اضافی‌ای صرف هیچ پروژه‌ای نکرده و زمانی را که برای استراحت و کار می‌گذرانید به تعادل برسانید. مدیریت زمان به حفظ انرژی شما برای کارهای مهم‌تر کمک می‌کند و به همین خاطر مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین عامل‌ها در مهارت‌های سازمان‌دهی است.
با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید
یکی دیگر از مهارت‌های مهم سازمانی برقراری ارتباط است. اشتراک‌گذاری و دریافت اطلاعات در محل کار، پاسخ‌گویی سریع به رفع مشکلات به وجود آمده، ثبت بازخوردها و ارایه دقیق دستورالعمل‌ها باعث افزایش کارایی در محل کار می‌شود. علاوه بر این، به انجام رساندن به‌موقع کارها، یک محیط کاری حرفه‌ای و بدون اضطراب را برای شما ایجاد می‌کند.
اهداف خود را بنویسید
اهداف شخصی و کاری خود را بنویسید. نوشتن اهداف روزانه، هفتگی یا ماهانه دستیابی به آن‌ها را آسان‌تر کرده و به تلاش‌های شما نظم و ساختار می‌دهد. تعیین زمان برای هدف‌ها و کارهایتان ذهن شما برای انجام آن‌ها آماده‌تر کرده و باعث می‌شود در همان زمان تعیین‌شده آن‌ها را انجام دهید. همچنین نوشتن اهداف، کارهای سخت و نشدنی را در ذهنتان قابل دستیابی جلوه می‌دهد. در محل کار نیز، با رسیدن به اهداف تعیین شده توسط کارفرما شما را یک کارمند توانمند و منظم نشان می‌دهد.
کارها را تقسیم کنید
اینکه توانایی‌ها و محدودیت‌های خود را بشناسید و طبق آن‌ها پیش بروید، نه تنها از شما یک فرد مسئولیت پذیر می‌سازد، بلکه باعث افزایش عملکرد شما نیز می‌شود. پس شناخت توانایی‌های خود می‌تواند یکی دیگر از مهارت های سازمانی باشد. اگر مسئولیت یک کارمند بیشتر از توان او باشد، لازم است یک یا چند وظیفه‌ی خود را به همکار یا همکاران دیگر محول کند. همچنین باید بدانید کدام یک از افراد گروه توانایی به انجام رساندن آن وظیفه را دارا هستند. ساختن یک فهرست از کار و توانایی افراد گروه باعث بالا رفتن عملکرد و بازدهی کار می‌شود.
تحت فشار کار کردن را تمرین کنید
گاهی پروژه‌ای که باید انجام دهید، زمان کوتاهی داشته و یا محل کارتان از آن دست محیط‌های پرفشار است که باید فوری کاراهایتان را تحویل دهید. در چنین مواقعی شما باید کار کردن تحت فشار را یاد بگیرید. این کار برای آرام ماندن ذهنتان و حفظ تمرکز به شما کمک کرده و باعث می‌شود به راحتی زمان و انرژی‌تان را مدیریت کنید. کار کردن به خوبی در مواقع پرفشار از شما یک دارایی ارزشمند در محل کارتان می‌سازد.
خودکفا باشید
ابتکار عمل داشتن یکی دیگر از مهارت های سازمانی است. کارمندانی که سازمان یافته هستند، از وظایفی که باید انجام دهند به‌خوبی آگاه‌اند و می‌توانند بدون کمک یا نظارت بر آن‌ها، وظایفشان را انجام دهند. این خودکفایی باعث به شهرت رسیدن آن‌ها در محل کارشان شده و فرصت‌های بیشتری برای پیشرفت آن‌ها به وجود می‌آورد.
تحلیلی فکر کنید
تحلیلی فکر کردن، تفسیر اطلاعات و رسیدن به نتایج مطلوب در زمان مشخص یکی دیگر از مهارت های سازمانی است. اینکه بتوانید مشکلات را تحلیل کرده و منبع آن را پیدا کنید، به شما برای به سرعت رفع کردن مشکل، کمک بسزایی می‌کند و از تاخیر آن جلوگیری می‌کند.
به جزییات توجه کنید
وقت گذاشتن بر روی انجام کار برای بار اول باعث جلوگیری از تلاش‌های بعدی برای ویرایش آن‌ها می‌شود. برای این کار لازم است دقت و ریزبینی‌تان را تقویت کنید. این مهارت به حفظ زمان و انرژی شما در انجام کارها کمک زیادی کرده و باعث می‌شود مطمئن شوید که کار به درستی به انجام رسیده است.
سنجیده تصمیم بگیرید
کارمندان سازمان یافته تصمیم گیرندگان توانایی هستند. برای اینکه بتوانید سنجیده تصمیم بگیرید، باید تمام اطلاعات لازم را جمع‌آوری کرده و پیامدها و نتیجه‌ها را پیش‌بینی کنید. داشتن مهارت‌های ارتباطی، نگرش منطقی و هدفمند پیش‌نیاز رسیدن به این مهارت است.
برنامه‌ریزی کنید
قطعا ما نمی‌توانیم زمان را مدیریت کنیم، اما می‌توانیم کارها و برنامه‌هایمان در ارتباط با زمان مدیریت کنیم. برای این کار لازم است برنامه‌ریزی درستی داشته باشیم. نظم در انجام کارها باعث استفاده حداکثری از زمان است. هیچ‌گاه به ذهن خود اکتفا نکنید و حتما آن ها را در جایی ثبت کنید. برای برنامه‌ریزی بهتر، از یک تقویم و یا روز شمار دقیق استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا قبل از پایان زمان کار یا به اصطلاح ددلاین ها کارها را به انجام برسانید.
فهرستی از کارهای تکمیل شده خود بنویسید
یکی از بهترین مهارت های سازمانی یادداشت فهرستی از کارهایی است که به انجام رسیده و کاراهایی که هنوز روی آن‌ها کار می‌کنید. این لیست می‌تواند بر روی کاغذ باشد، یا بر روی گوشی هوشمند خود باشد. این کار به شما می‌کند بر روی کارهایتان متمرکز بمانید و آن‌ها را تکمیل کنید. در ادامه به اینکه چگونه می‌توان از این مهارت‌ها در رزومه و یا مصاحبه شغلی استفاده کرد می‌گوییم.
چگونه در رزومه و مصاحبه شغلی خود از مهارت های سازمانی استفاده کنیم؟
در رزومه نوشتن
قبل از شروع نوشتن رزومه خود، به شرح کار موجود در لیست مراجعه کنید تا دریابید که کارفرمای شما به دنبال چه نوع خاصی از مهارت های سازمانی است. به دنبال کلمات کلیدی مانند “وظایف”، “مدیریت” و “ضرب‌الاجل‌ها یا ددلاین ها” باشید و در ادامه سعی کنید از این عبارات در لیست رزومه خود استفاده کنید. علاوه بر این می‌توانید در قسمت توضیحات از این مهارت‌ها و عبارات “هدفمند”، “موظف” و ” قابل‌اعتماد” استفاده کنید.
در مصاحبه شغلی
در مصاحبه‌های شغلی بهترین روش، بازگو کردن مهارت های سازمانی به کاربرده شده در مشاغل قبلی است. می‌توانید مثالی در مورد نحوه‌ی به‌کارگیری از این مهارت‌ها در حین کارها بگویید؛ مثلا درباره‌ی نحوه‌ی برنامه‌ریزی و انجام وظایف، یا موقعیت خاصی که در آن از مهارت های سازمانی استفاده کرده‌اید صحبت کنید. بخش اصلی سازمان‌دهی بودن این است که بتوانید در هر محیطی به خوبی کار کنید، پس بهتر است به این نکته نیز اشاره کنید که چگونه مهارت های سازمانی شما بر عملکرد شما در نقش جدید تاثیر می‌گذارد.